Svi koji planiraju prijaviti Erasmus+ projekt u kojem bi Sveučilište u Splitu sudjelovalo kao nositelj ili partner trebaju ispuniti on-line Obrazac obavijesti o namjeri prijave projekta.
Molimo Vas da obrazac popunite i pošaljete najkasnije 30 radnih dana prije roka za prijavu projekta. U roku od 3 radna dana povratno ćemo Vas kontaktirati i uputiti u daljnju proceduru.
Sve dodatne informacije o postupku prijave projekata na Sveučilištu u Splitu možete pronaći u važnim dokumentima i obrascima za prijavu projekata.
Molimo Vas da obrazac popunite i pošaljete najkasnije 30 radnih dana prije roka za prijavu projekta. U roku od 3 radna dana povratno ćemo Vas kontaktirati i uputiti u daljnju proceduru.
Sve dodatne informacije o postupku prijave projekata na Sveučilištu u Splitu možete pronaći u važnim dokumentima i obrascima za prijavu projekata.
Upravljanje projektom
Upravljanje EU projektom uključuje stalno administrativno i financijsko-računovodstveno praćenje provedbe projekata. Administrativno i financijsko-računovodstveno praćenje podrazumijeva planiranje i praćenje izvršavanja aktivnosti projekta u odnosu na plan rada uz praćenje usklađenosti uplata i isplata s ugovorenim budžetom.
Upravljanje projektom uključuje upravljanje budžetnim kategorijama. Osnovne kategorije sadrže trošak osoblja, opreme, troškove službenih putovanja, diseminaciju, podugovaranje (subontracting), ostale direktne i indirektne troškove (overhead).
Uz navedeno, aktivnosti praćenja projekta uključuju upravljanje resursima, zapošljavanje kadrova, kontinuiranu komunikaciju sa svim uključenim stranama, isplate naknada za rad na projektu, javnu nabavu, upoznavanje sa stavkama ugovora, financijsko i tehničko izvještavanje, izradu potrebnih odluka i vođenje raznih evidencija. Potrebno je osigurati provedbu projekta na ugovoren način uz predaju svih potrebnih izvješća unutar zadanih rokova.
Važno je na vrijeme razmisliti o mogućim situacijama ili problemima koji se mogu pojaviti u provedbi projekta, kao što su pitanje određivanja postotka radnog vremena koji se može deklarirati kao rad na projektu ili postupak provođenja javne nabave. Ako ipak postoje problemi u bilo kojem od aspekata upravljanja projektom, potrebno ih je pravovremeno otkriti i ukloniti ili ublažiti. U tom smislu Ured za projekte pruža pomoć voditeljima projekta kod procedura izvještavanja, praćenja isplaćivanja i ostalih situacija.
Zapošljavanje
Ako program dozvoljava te se projektom predviđa zapošljavanje, u ovom dijelu možete pronaći informacije o mogućnosti zapošljavanja i procedure potrebne za zapošljavanje hrvatskih ili inozemnih istraživača, studenata te administrativnog osoblja na EU projektima pri Sveučilištu u Splitu.
Zapošljavanje i odabir osoblja je dugotrajan proces, a važno je početi što je prije moguće kako bi se izbjeglo kašnjenje u početku projekta i spriječili neočekivani troškovi. Proces zapošljavanja može započeti čim dobijete potvrdu da je projektni prijedlog odobren, odnosno ne morate čekati potpisivanje Ugovora o dodjeli sredstava.
Međutim, ne može se imenovati nikoga dok ugovor nije potpisan od strane svih partnera, a troškovi osoblja su prihvatljivi samo za vrijeme trajanja projekta. Troškovi koji su nastali prije početka ili nakon završetka projekta, u pravilu nisu prihvatljivi. Iznimka su troškovi upravljanja (obično samo za koordinatore) i troškovi završnog
izvještavanja (obično 60 dana po završetku projekta). Vremenici (timesheets) su potrebni za sve zaposlenike čije se vrijeme tereti za projekt, a nisu zaposleni na puno radno vrijeme.
Upravljanje troškovima
Vremenici (Timesheets)
Osoblje Sveučilišta u Splitu, što podrazumijeva i osoblje sastavnica koje sudjeluju u projektu kao dokaznu dokumentaciju rada na projektu prilažu vremenike. Formu vremenika obično dostavi koordinator projekta, a ona sadrži ime zaposlenika, naziv projekta, opis zadataka koje je izvršio te radne sate koje je uložio u rad. Vremenike potpisuju zaposlenik i zakonski predstavnik sastavnice na kojoj djeluje. Ako se projekt provodi sa Sveučilištem u Splitu kao partnerom ili koordinatorom, vremenici trebaju biti potpisani i od strane zakonskog predstavnika Sveučilišta.
Službena putovanja
Članovi nastavnog i nenastavnog osoblja koji su angažirani na projektu, prije odlaska na službeno putovanje dužni su otvoriti i obračunati putni nalog na Sveučilištu u Splitu. Putni troškovi se obično sastoje od dnevnica, smještaja i prijevoza. Kod planiranja i pisanja projekta bitno je uzeti u obzir da će u nekim slučajevima prijavitelj morati prisustvovati na nekoliko važnih sastanaka konzorcija. Ako ti troškovi nisu planirani, prijavitelj će ih vjerojatno morati sam snositi.
Kao dokazni materijal trebaju se dostaviti računi smještaja, avionskih karata, autubusa ili sl., a obavezan je i boarding pass ukoliko se radi o prijevozu zrakoplovom, te ostali dokumenti koji dokazuju da je putovanje ostvareno. Za putovanja predviđena
projektom, poput sastanaka između partnera koji sudjeluju u projektu, seminara, konferencija i sl., potrebno je imati i dokaz u obliku potpisne liste sudionika.
Nabava robe, usluga i radova za potrebe projekta Svaka nabava treba biti obuhvaćena Planom nabave, koji se donosi svake godine na razini Sveučilišta. Ured za Međunarodnu i međusveučilišnu suradnju prikuplja popise potreba za nabavom u svrhu izrade Plana nabave. Prije samog postupka potrebno je ispuniti i potpisati zahtjev u Excel formatu (dostupan je na ovoj poveznici), uz priloženu popratnu dokumentaciju. Za robu, usluge ili radove koji se nabavljaju za potrebe projekta, nužno je čuvati račune i svu dokumentaciju o nabavi. Više o zakonodavnom okviru i vrstama nabave možete pročitati ovdje.
Diseminacija
Diseminacija projektnih aktivnosti uključuje sve mjere i aktivnosti čiji su ciljevi osigurati bolju vidljivost projekata i povećati interes za korištenjem fondova i programa EU. U fazi planiranja i pripreme projekta potrebno je predvidjeti i navesti i ove troškove.
Neki od primjera diseminacije projektnih aktivnosti su izrada mrežnih stranica projekta, objavljivanje tekstova o projektu u medijima i na društvenim mrežama, organiziranje i sudjelovanje na radionicama i sličnim događanjima te izrada promotivnih materijala i sadržaja.
U svakoj komunikaciji ili publikaciji vezanoj za projekt, što uključuje i one na konferencijama, seminarima ili bilo kakvim promidžbenim materijalima (brošure, letci, posteri, prezentacije, itd.) treba biti navedeno da projekt financira Europska unija i mora imati otisnut simbol Europske unije, službeni logotip te grafički identitet svojstven programu kojim se projekt financira.
Upravljanje EU projektom uključuje stalno administrativno i financijsko-računovodstveno praćenje provedbe projekata. Administrativno i financijsko-računovodstveno praćenje podrazumijeva planiranje i praćenje izvršavanja aktivnosti projekta u odnosu na plan rada uz praćenje usklađenosti uplata i isplata s ugovorenim budžetom.
Upravljanje projektom uključuje upravljanje budžetnim kategorijama. Osnovne kategorije sadrže trošak osoblja, opreme, troškove službenih putovanja, diseminaciju, podugovaranje (subontracting), ostale direktne i indirektne troškove (overhead).
Uz navedeno, aktivnosti praćenja projekta uključuju upravljanje resursima, zapošljavanje kadrova, kontinuiranu komunikaciju sa svim uključenim stranama, isplate naknada za rad na projektu, javnu nabavu, upoznavanje sa stavkama ugovora, financijsko i tehničko izvještavanje, izradu potrebnih odluka i vođenje raznih evidencija. Potrebno je osigurati provedbu projekta na ugovoren način uz predaju svih potrebnih izvješća unutar zadanih rokova.
Važno je na vrijeme razmisliti o mogućim situacijama ili problemima koji se mogu pojaviti u provedbi projekta, kao što su pitanje određivanja postotka radnog vremena koji se može deklarirati kao rad na projektu ili postupak provođenja javne nabave. Ako ipak postoje problemi u bilo kojem od aspekata upravljanja projektom, potrebno ih je pravovremeno otkriti i ukloniti ili ublažiti. U tom smislu Ured za projekte pruža pomoć voditeljima projekta kod procedura izvještavanja, praćenja isplaćivanja i ostalih situacija.
Zapošljavanje
Ako program dozvoljava te se projektom predviđa zapošljavanje, u ovom dijelu možete pronaći informacije o mogućnosti zapošljavanja i procedure potrebne za zapošljavanje hrvatskih ili inozemnih istraživača, studenata te administrativnog osoblja na EU projektima pri Sveučilištu u Splitu.
Zapošljavanje i odabir osoblja je dugotrajan proces, a važno je početi što je prije moguće kako bi se izbjeglo kašnjenje u početku projekta i spriječili neočekivani troškovi. Proces zapošljavanja može započeti čim dobijete potvrdu da je projektni prijedlog odobren, odnosno ne morate čekati potpisivanje Ugovora o dodjeli sredstava.
Međutim, ne može se imenovati nikoga dok ugovor nije potpisan od strane svih partnera, a troškovi osoblja su prihvatljivi samo za vrijeme trajanja projekta. Troškovi koji su nastali prije početka ili nakon završetka projekta, u pravilu nisu prihvatljivi. Iznimka su troškovi upravljanja (obično samo za koordinatore) i troškovi završnog
izvještavanja (obično 60 dana po završetku projekta). Vremenici (timesheets) su potrebni za sve zaposlenike čije se vrijeme tereti za projekt, a nisu zaposleni na puno radno vrijeme.
Upravljanje troškovima
Vremenici (Timesheets)
Osoblje Sveučilišta u Splitu, što podrazumijeva i osoblje sastavnica koje sudjeluju u projektu kao dokaznu dokumentaciju rada na projektu prilažu vremenike. Formu vremenika obično dostavi koordinator projekta, a ona sadrži ime zaposlenika, naziv projekta, opis zadataka koje je izvršio te radne sate koje je uložio u rad. Vremenike potpisuju zaposlenik i zakonski predstavnik sastavnice na kojoj djeluje. Ako se projekt provodi sa Sveučilištem u Splitu kao partnerom ili koordinatorom, vremenici trebaju biti potpisani i od strane zakonskog predstavnika Sveučilišta.
Službena putovanja
Članovi nastavnog i nenastavnog osoblja koji su angažirani na projektu, prije odlaska na službeno putovanje dužni su otvoriti i obračunati putni nalog na Sveučilištu u Splitu. Putni troškovi se obično sastoje od dnevnica, smještaja i prijevoza. Kod planiranja i pisanja projekta bitno je uzeti u obzir da će u nekim slučajevima prijavitelj morati prisustvovati na nekoliko važnih sastanaka konzorcija. Ako ti troškovi nisu planirani, prijavitelj će ih vjerojatno morati sam snositi.
Kao dokazni materijal trebaju se dostaviti računi smještaja, avionskih karata, autubusa ili sl., a obavezan je i boarding pass ukoliko se radi o prijevozu zrakoplovom, te ostali dokumenti koji dokazuju da je putovanje ostvareno. Za putovanja predviđena
projektom, poput sastanaka između partnera koji sudjeluju u projektu, seminara, konferencija i sl., potrebno je imati i dokaz u obliku potpisne liste sudionika.
Nabava robe, usluga i radova za potrebe projekta Svaka nabava treba biti obuhvaćena Planom nabave, koji se donosi svake godine na razini Sveučilišta. Ured za Međunarodnu i međusveučilišnu suradnju prikuplja popise potreba za nabavom u svrhu izrade Plana nabave. Prije samog postupka potrebno je ispuniti i potpisati zahtjev u Excel formatu (dostupan je na ovoj poveznici), uz priloženu popratnu dokumentaciju. Za robu, usluge ili radove koji se nabavljaju za potrebe projekta, nužno je čuvati račune i svu dokumentaciju o nabavi. Više o zakonodavnom okviru i vrstama nabave možete pročitati ovdje.
Diseminacija
Diseminacija projektnih aktivnosti uključuje sve mjere i aktivnosti čiji su ciljevi osigurati bolju vidljivost projekata i povećati interes za korištenjem fondova i programa EU. U fazi planiranja i pripreme projekta potrebno je predvidjeti i navesti i ove troškove.
Neki od primjera diseminacije projektnih aktivnosti su izrada mrežnih stranica projekta, objavljivanje tekstova o projektu u medijima i na društvenim mrežama, organiziranje i sudjelovanje na radionicama i sličnim događanjima te izrada promotivnih materijala i sadržaja.
U svakoj komunikaciji ili publikaciji vezanoj za projekt, što uključuje i one na konferencijama, seminarima ili bilo kakvim promidžbenim materijalima (brošure, letci, posteri, prezentacije, itd.) treba biti navedeno da projekt financira Europska unija i mora imati otisnut simbol Europske unije, službeni logotip te grafički identitet svojstven programu kojim se projekt financira.
